Koordinasyon, saptanan amaçlara ulaşmak içininsan kaynakları nın, fiziksel unsurların ve bunların işlevlerinin uyumlu biçimde bir araya getirilmesi sürecidir. Bu süreç sonucunda, planlı bir şekilde oluşturulmuş, sistemli bir şekilde faaliyet gösteren ofis yapısı kurulmuş olur.
Ofis şeması ile ortaya konan bu yapı, başlıca işleri, görevleri, sorumlulukları, işlerin nasıl bölündüğünü, oluşturulan birimleri ve bölümleri, bunlar arasındaki ilişkileri, yetki-sorumluluk dengelerini ve emir-komuta ilişkilerini gösterir.
Ofis yapısı, bir bütüne ait elemanların birbirleriyle ilişkilerini düzenlemek amacıyla yaratılan bir sistemdir.
Ofis içindeki haberleşme, bilgi akışı, kurallar, yapısal ilişkiler, etkileşimler, faaliyetler vb.leri gibi, onu, yaşayan bir varlık haline getiren güçlerin dayandığı bir iskelettir.
Bu güçlerin etkin bir şekilde kullanılmasını sağlayan ise, insan unsurudur; örgütleme sürecinin sonunda ulaşılmak istenen temel amaç, insanların birlikte çalışabilecekleri ve yüksek performans gösterebilecekleri bir yapı oluşturmaktır.
Bu haliyle düşünüldüğünde örgüt, biçimsel ve doğal yapılarıyla insan-makine, insan-insan ilişkilerinin dayandığı amaçlar, inançlar, fikirler, duygular, davranışlar, gereksinimler, sevgiler, kızgınlıklar vb.lerinden oluşan karmaşık ve sosyal nitelikli bir varlık haline gelmektedir.
Örgütsel yapıyı düşündüğümüzde, aklımıza çoğu kez büyük bir örgüt modeli gelir.
Ancak unutulmaması gerekir ki, sadece işletmeler için değil, birlikte ve grup halinde sosyal ya da ekonomik amaçları gerçekleştirmek için kurulmuş bulunan her insan topluluğu, bir örgüt birimidir.
Küçük ya da büyük tüm örgütlerin bir yapısı vardır.
Aradaki fark sadece küçük işletmelerin yapısının basit ve kolay anlaşılır, büyük işletmelerin yapısının ise, karmaşık ve biçimsel nitelikte olmasıdır.
Ofis yönetimi için de, ofisin örgüt yapısının oluşturulması önemli bir işlevdir.
Ofisin işletme örgütü içindeki en önemli rolünün bilgi üretmek ve bu bilgiyi ilgili kişilere iletmek olduğunu hatırlanmalıdır. Öyleyse, ofisin koordinasyonu ve örgüt yapısının oluşturulmasında odak nokta, bu rol olacaktır.
Ofisin, hem işletme örgütü içindeki yeri belirlenirken, hem de ofisin kendi iç koordine yapısı düzenlenirken bu odağın temel alınması gerekir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder